Par où commencer quand c’est le chaos dans son business ?
Mettre en place des systèmes efficaces est essentiel, mais par où commencer concrètement ? C’est ce que nous allons voir ensemble à travers cet article !
En tant que solopreneur, prestataire de services, coach, consultant ou freelance, on se retrouve souvent à jongler avec de multiples casquettes. La première raison est qu’on ne peut pas déléguer immédiatement, et même si on a les moyens pour déléguer, on ne sait pas toujours comment bien le faire.
C’est le cas de nombreuses clientes qui me contactent, dépassées et ne sachant plus où donner de la tête. Je vous confie d’ailleurs quelque chose : « j’adore quand c’est le chaos et qu’on me contacte, c’est un réel plaisir pour moi. » Prenons l’exemple de Maya, spécialisée en marketing digital depuis 3 ans, qui m’a écrit un message privé via Instagram.
Maya a fait l’objet d’une étude de cas complète où je vous montre pourquoi j’ai choisi de prioriser la mise en place d’un système de livraison pour elle.
Analyser la situation pour choisir le système prioritaire
Dans un business en ligne, plusieurs systèmes sont essentiels :
- Système de Réalisation du service / création de produit
- Système de Collaboration
- Système d’Information
- Système de Transaction
- Système de Relation
- Système de Livraison
Chaque besoin nécessite un système particulier. Dans le cas de Maya, son business fonctionnait bien, mais elle était dépassée par les demandes et ne pouvait pas croître en raison d’un manque de planification et de processus clair dans son système de livraison. Ce système comprend les étapes suivantes :
- Accueil du Client
- Réalisation du service
- Livraison
- Répétition/Recommandation
Maya n’accueillait pas ses clients de manière structurée, son processus d’accompagnement n’était pas documenté, et ni sa clientèle ni elle-même ne savaient à quelle étape elles se trouvaient. Il n’y avait pas de méthode de livraison claire ni de processus de répétition et de recommandation.
Solution adaptée pour une amélioration significative
Une solution adaptée a grandement amélioré sa façon de travailler. Je vous montre en détail le système de livraison que j’ai intégré dans la template Notion ProService et que j’ai adapté pour Maya dans l’étude de cas.
Étapes pour détecter et résoudre le problème prioritaire
- Documenter votre façon de travailler Ne pensez pas que vous êtes désorganisé. Vous avez simplement une méthode de travail que vous n’acceptez pas car vous pensez qu’elle doit ressembler à une autre organisation. Une fois que tout est documenté et mis noir sur blanc, vous verrez que vous avez une façon de faire bien ancrée en vous.
- Transformer votre organisation existante en système À partir de votre organisation déjà en place, transformez-la en un système adapté à vos besoins. La mise en place des systèmes se fait étape par étape. Posez-vous la question suivante : quel est le système qui, une fois mis en place, fera la différence sur tout le reste ?
- Choisir l’outil pour concrétiser ce système Choisissez l’outil que vous aimeriez utiliser pour concrétiser ce système, que ce soit Notion, Asana ou autre. Le choix dépend de nombreux facteurs. Par exemple, Notion est simple à utiliser si on part sur un système préconçu comme ProService et qu’on l’adapte au processus documenté.
Conclusion
Il faut toujours partir de son organisation existante pour structurer tout cela dans un outil adapté à nous. Adopter une autre organisation ne fonctionne pas forcément et peut souvent nous ramener rapidement au désordre.
En suivant ces étapes, vous pourrez transformer le chaos de votre business en un système fluide et efficace, vous permettant ainsi de croître et de répondre aux demandes sans être submergé.
