Comment Créer un Système Notion Efficace : Adaptation et Routine

Lorsqu’on achète des templates préconçus sur Notion ou qu’on se fait concevoir un système sans tenir compte de notre organisation préexistante, il est fréquent de les abandonner rapidement. Pourquoi ? Parce que ces systèmes ne s’alignent pas avec nos habitudes et notre manière de fonctionner.

Pour maintenir efficacement un système, il doit être adapté à soi-même. De plus, il est crucial de comprendre et d’intégrer les routines nécessaires pour le maintenir et le développer sur le long terme. Ainsi, l’adaptation et la routine sont les piliers d’un système bien entretenu.

Comment Transformer son Organisation en Méthode Unique et Efficace ?

1. Audit de l’Organisation Actuelle

Avant de créer une nouvelle organisation plus efficace, il est indispensable de faire le point sur ton organisation actuelle.

Commence par lister toutes les tâches qui composent ta vie personnelle et professionnelle. L’audit de temps est un outil précieux pour identifier des créneaux disponibles et optimiser ton emploi du temps.

Chaque fois que tu fixes un objectif, qu’il soit personnel ou professionnel, réalise un audit de temps. Cela t’évitera de procrastiner et te permettra de trouver du temps pour concrétiser tes idées.

2. Les Clés d’un Audit Efficace

Pour un audit de temps efficace, voici quelques étapes à suivre :

• Liste tes tâches quotidiennes : Note toutes les activités, de la plus petite à la plus grande.
• Analyse tes habitudes : Identifie les moments de la journée où tu es le plus productif et ceux où tu l’es moins.
• Identifie les créneaux libres : Cherche des périodes de temps non utilisées que tu pourrais exploiter.

Un point crucial à retenir avant de commencer : dans notre société actuelle, nous avons souvent perdu la patience, cherchant des résultats rapides et immédiats. Pourtant, les choses durables demandent du temps et de l’effort.

3. Prendre le Temps pour une Organisation Durable

Nous visons ici une organisation avec une base durable et facilement ajustable. Pour cela, il est essentiel de s’engager dans des exercices qui, bien que parfois fastidieux et chronophages, porteront leurs fruits sur le long terme.

Le processus que nous allons entreprendre peut prendre une à deux semaines. Idéalement, deux semaines sont nécessaires, surtout pour nous, les femmes. Pourquoi ?

Notre organisation doit respecter notre cycle féminin, qui influence notre énergie et notre productivité. Ce cycle se compose de quatre phases : planification, action, lien et bilan. En réalisant un audit sur quinze jours, tu as plus de chances de couvrir deux à trois phases de ton cycle, rendant l’audit plus pertinent et efficace.

4. Adapter l’Audit à ton Cycle

Pour les moins motivées, une semaine peut suffire pour un premier audit. Cependant, pour un résultat optimal, vise à observer tes habitudes sur une période de deux semaines. Cela te permettra d’adapter ton système Notion à ton rythme personnel, en tenant compte des variations de ton énergie.

Comment Effectuer un Audit de Temps ? Voici 6 Méthodes Simples et Efficaces

Pour mener un audit de temps, il existe plusieurs méthodes. Voici six façons de le faire, suivies de celle que je préfère :

Parmi ces méthodes, ma préférence va aux blocs de planification. En réservant des plages horaires pour chaque activité, je trouve plus facile de structurer ma journée et d’éviter les distractions. Cette méthode permet également de prévoir du temps pour les imprévus et les pauses nécessaires, tout en maintenant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Une note importante : Lorsque tu notes les tâches liées au travail, ne te contente pas d’écrire simplement « travail ». Précise sur quoi tu travailles et avec quel support ou outil. Par exemple, « Rédaction de rapport sur Excel » ou « Réunion de projet sur Zoom ». Cela te donnera une vision plus claire de tes activités et t’aidera à mieux gérer ton temps.

Tri et Classement des Tâches

Deux semaines se sont écoulées depuis notre dernier exercice. Il est maintenant temps de collecter toutes les données, de les trier et de les classer en plusieurs catégories.

Je tiens à te remercier d’avoir pris le temps de m’envoyer le rapport sur les deux dernières semaines de toutes tes tâches. Cela m’a permis de faire un premier travail de tri et de classement.

1. Classement des Tâches

Les tâches sont classées selon trois catégories générales, avec des sous-catégories pour les tâches professionnelles :

• Tâches professionnelles
  • Travailler SUR l’entreprise
  • Travailler DANS l’entreprise
  • Travailler AVEC les clients, partenaires…
• Tâches personnelles
• Tâches inutiles

Budget Temps:

La façon dont vous considérez votre temps affecte tous les aspects de votre vie et de votre entreprise. Nous allons faire un exercice pratique pour prendre conscience de la valeur de notre temps. Cet exercice, inspiré de Said Amzil, nous aidera à comprendre que 90 % de notre temps n’est pas productif. En attribuant une valeur à notre temps, nous apprendrons à accorder plus de valeur aux tâches importantes et à mieux organiser notre emploi du temps.

La Valeur du Temps

Il est crucial de comprendre la valeur de notre temps pour identifier les tâches ultra-productives et celles que nous pouvons déléguer ou automatiser. En mettant un prix sur notre heure de travail, nous pouvons générer plus de profit. Je vous offre une Template notion pour le calcule de votre heure productif..

Mise en Pratique

Pour mettre en place un système qui fonctionne sans vous, notez tous vos processus et procédures. Ce travail peut prendre jusqu’à 15 jours, mais il est indispensable pour créer une entreprise durable et efficace.

En suivant ces étapes, tu seras mieux préparée à transformer ton organisation en une méthode unique et adaptée à tes besoins. Prends le temps nécessaire pour construire un système solide et durable, et souviens-toi que la clé de la réussite réside dans la patience et la persévérance.